Administratie

Het is verstandig om je administratie goed bij te houden. Zo houd je overzicht en controle en kun je schulden voorkomen. Maar het kan ook lastig zijn. Hier vind je een aantal tips die je daarbij kunnen helpen.

Klik op de titel van het onderwerp waar je meer over wilt weten.

BijlageGrootte
stroomschema_financien_op_orde_brengen_versie_8-2017.pdf185.25 KB

Hoe krijg je overzicht?

Belangrijk voor je financiën is overzicht. Maar hoe krijg je dit overzicht en hoe houd je het overzichtelijk?

  • Doe regelmatig je administratie. Bijvoorbeeld 1 keer per week.
  • Bekijk de post, maak alles open en laat geen post liggen.
  • Betaal rekeningen en doe dit op tijd.
  • Berg papieren op die je moet bewaren. Hoe je dit kunt doen, vind je terug bij hoe houd je je administratie bij. Welke indeling je hiervoor kunt gebruiken vind je terug bij hoe deel je je administratie in.
  • Gooi papieren weg die je niet meer nodig hebt.
    Bij hoe lang bewaar ik wat, vind je terug hoelang je welke papieren kunt bewaren.
  • Het is logisch, maar geef niet meer uit dan je hebt. Gebruik hiervoor het 'voorbeeld formulier maandbegroting' die je hieronder vindt. Hiermee kun je berekenen hoeveel geld je nog over hebt voor eten, kleding, cadeautjes e.d., na het betalen van de vaste lasten.
  • Maak een jaaroverzicht van de maandelijkse te besteden bedragen. Zie hieronder voor de 'jaarbegroting besteedbaar bedrag'.
  • Probeer niet te lenen, maar spaar voor wat je graag wilt hebben. Schulden zijn makkelijk gemaakt, maar vaak erg moeilijk af te lossen. Denk daarom heel goed na of een lening nodig is. En of je voor langere tijd de maandelijks kosten van de lening terug kan betalen
  • Trap niet in verkooptrucs: ‘koop nu en betaal later’, ‘makkelijk geld lenen’ enz. Je zult het uiteindelijk toch moeten betalen.
  • Vraag op tijd ondersteuning als je er niet meer uitkomt!
BijlageGrootte
jaarbegroting besteedbaar bedrag.xls21 KB
voorbeeldformulier maandbegroting.xls1.43 MB
voorbeeldformulier maandbegroting samenwonen.xls1.43 MB

Hoe om te gaan met instanties?

Algemeen:

  • Geef wijzigingen in je persoonlijke situatie altijd door aan instanties waar je geld van krijgt, zoals de belastingdienst en uitkerende instanties. Bijvoorbeeld als je gaat werken, vrijwilligerswerk gaat doen, gaat samenwonen of als je gaat verhuizen.
  • Bewaar alle papieren goed!

Post:

  • Lees brieven altijd goed door.
  • Als je iets naar een instantie stuurt, maak voor jezelf altijd een kopietje en schrijf erop wanneer je het verstuurd hebt.
  • Als je iets belangrijkst moet versturen, dan kun je dit ‘aangetekend doen. Dit betekent dat de ontvanger moet tekenen als hij het ontvangt. Dit wordt dan bij de bezorger genoteerd en opgeslagen. Zo kun jij bewijzen dat je het hebt opgestuurd. LET OP: Een brief aangetekend opsturen, kost wel geld!
  • Heb je weinig geld of is dat wat je moet posten niet heel belangrijk, maar wil je wel weten of het ontvangen is, dan kun je altijd een paar dagen later bellen om te vragen of ze het binnen gekregen hebben.

Telefoneren:

  • Als je telefonisch contact hebt met een instantie, zorg er dan voor dat je voor jezelf de datum, tijdstip en de naam van de persoon waarmee je spreekt noteert.
  • Wanneer je belt naar een instantie, bedenk dan van te voren goed wat je wil vragen en welke informatie je nodig hebt. Zorg dat je die informatie hebt gekregen, wanneer je weer ophangt. Als dat niet mogelijk is, maakt dan duidelijke vervolg afspraken.
  • Wanneer je iets niet begrijpt, vraag dan net zo lang door tot je het wel begrijpt.

Afspraken maken:

  • Als je afspraken maakt, vraag dan om een schriftelijke (post of e-mail) bevestiging.
  • Houd je aan de gemaakte afspraken. Als dat om de één of andere manier niet lukt, neem dan contact op met de betreffende instantie om ze op de hoogte te brengen.
  • Als de instantie zich niet aan de gemaakte afspraak houdt, neem dan zelf contact met die instantie op.

Krijg je geld van een instantie?:

  • Krijg je een geldbedrag van een instantie? Maak het dan niet direct op, maar kijk eerst of je er echt recht op hebt en of de gegevens kloppen die er zijn gebruikt.
  • Kijk bij geld bedragen ook of het gaat over netto bedragen of bruto bedragen (moet er nog belasting over worden betaald?). Bruto is het bedrag waar nog belasting e.d. over betaald moet worden. Netto is het bedrag dat je overhoudt.

 

Hoe houd je je administratie bij?

Wat heb je nodig?
Wat je minimaal nodig hebt, is het volgende:

  • mappen, minimaal 2
  • tabbladen, het liefst 20
  • perforator
  • de papieren die je op moet bergen

Indeling
Het is verstandig om je administratie per categorie te ordenen. Dit doe je door gebruik te maken van tabbladen. Zo kan je alles wat bij elkaar hoort achter een tabblad stoppen.
Bij hoe deel je je administratie in hebben we de meest voorkomende administratieve onderwerpen genomen en deze op een zo logisch mogelijke manier op volgorde gezet. Je kan natuurlijk zelf onderwerpen weglaten of toevoegen die met jouw situatie te maken hebben.

Bankafschriften
Bankafschriften en afschriften van spaarrekeningen bewaar je in aparte mapjes. Voor elke andere rekening gebruikt je een ander mapje. Tegenwoordig zijn er ook veel banken die alleen digitaal bankafschriften verstrekken.

Garantiebewijzen
Het is ook handig om een aparte map of doos te gebruiken voor bonnen en garantiebewijzen. Je kunt overwegen om hierbij ook gebruiksaanwijzingen te bewaren.

Veel succes en misschien zelfs veel plezier!

 

Hoe lang bewaar je wat?

Administratie bijhouden betekent papieren opbergen en bewaren. Maar hoe lang bewaar je welke papieren?  Dat is niet altijd even duidelijk. Dit is voor particulieren niet wettelijk geregeld. Wel is het zo dat de belastingdienst je achteraf nog kan vragen om bepaalde papieren tot 5 jaar terug aan te leveren.

Digitaal
Tegenwoordig maken veel mensen gebruik van de computer. Je kunt b.v. inloggen bij je energiemaatschappij of bij het telecombedrijf waar je een abonnement bij hebt en daar alle gegevens terug vinden. Met je DigiD kan je inloggen bij overheidsinstanties. Als je hier gebruik van maakt, is het niet noodzakelijk om ook nog papieren versies te bewaren.

Richtlijn
We geven hieronder een richtlijn hoe lang je bepaalde papieren kunt bewaren.
 

  • Arbeidscontract
    zolang je contract loopt
  • Loonstrookjes of uitkeringsgegevens
    1 jaar
  • Jaaropgave
    5 jaar
  • Jaarafrekeningen van b.v. energie
    2 jaar
  • Belastingpapieren
    5 jaar
  • Verzekeringspolissen
    lopende polissen
  • Contracten van abonnementen
    lopende contracten
  • Garantiebewijzen
    gedurende de garantieperiode
  • Bankafschriften
    5 jaar
  • Kopie van je belastingaangiften
    tot je definitieve aanslag

Hoe deel je je admininistratie in?

Hier vind je een indeling die je kunt gebruiken voor je papieren. Ook wordt er over sommige onderwerpen meer informatie gegeven.

Als je op de titel van het tabblad klikt, krijg je meer uitleg over dat onderwerp.

Lopende zaken

Hier kan worden bijgehouden:

  • welke instanties er gebeld moeten worden
  • welke rekeningen er nog moeten worden betaald
  • welke andere administratieve zaken nog gedaan moeten worden.

Het is verstandig om 1 x per week de administratie te doen. Zie hoe krijg je overzicht wat hier allemaal onder valt. Als je dit 1 x per week doet, loopt het niet op en blijft het overzichtelijk.

Salaris, uitkering en pensioen

Bewaar hier:

  • salarisstroken
  • uitkeringsstroken
  • jaaropgaven van de afgelopen 5 jaar
  • arbeidscontracten
  • enzovoorts

Andere inkomsten

Bewaar hier de papieren over:

  • huurtoeslag
  • zorgtoeslag
  • kinderbijslag 
  • studiefinanciering
  • enzovoorts

 

Woning

Huur je een woning, bewaar hier dan:

  • het huurcontract van je huidige woning
  • papieren over veranderingen van de huur
  • enzovoorts

Mogelijk heb je recht op huurtoeslag.

Heb je een woning gekocht, bewaar hier dan:

  • het koopcontract van je huidige woning
  • papieren over de WOZ waarde van het huis
  • evt. papieren van de Vereniging van Eigenaren
  • enzovoorts

Gas, elektriciteit en water

Je kunt prijzen van energieleveranciers vergelijken bij verschillende websites zoals bijvoorbeeld
www.energievergelijken.nl 
www.pricewise.nl/energie/energie-vergelijken 

Je betaalt apart voor het gebruik van water. Dit wordt door een ander bedrijf geleverd dan door de energieleverancier

 Bewaar hier:

  • de (betaalde) rekeningen voor gas, water en elektriciteit 
  • de jaarafrekeningen
  • enzovoorts

.

Gemeentelijke heffingen en waterschap

Bewaar hier de papieren en aanslagen:

  • onroerende zaakbelasting
  • rioolrecht
  • waterschapsheffingen
  • hondenbelasting
  • enzovoorts

Mogelijk kan je kwijtschelding krijgen voor de gemeentelijke heffingen en waterschapsbelasting. Meer informatie kun je opvragen bij de gemeente waarin je woont.

Identiteitsbewijzen

 Bewaar hier:

  • de nummers van je identiteitskaart of je paspoort
  • de nummers van je rijbewijs
  • enzovoorts

Tip:
Schrijf op tot wanneer je identiteitsbewijs geldig is.
Je kunt ook hier kopietjes van de identiteitsbewijzen te bewaren.

 

Telefoon, internet en TV

Bewaar hier:
  • contracten
  • abonnementen
  • algemene voorwaarden
  • (betaalde) rekeningen van het afgelopen jaar
  • enzovoorts

Belasting

 Bewaar hier:

  • je BSN
  • rekeningen van aftrekbare kosten
  • jaaropgaven
  • overzichten van je betaal- en spaarrekeningen
  • kopieën van de aangifte Inkomensbelasting
  • aanslagen van de Inkomstenbelasting
  • enzovoorts

WLZ / WMO

Bewaar hier de papieren van:

  • het CAK
  • het CIZ
  • het Zorgkantoor
  • gemeente, WMO loket
  • enzovoorts

Zorgverzekering

Het is Nederland verplicht om een zorgverzekering te hebben. Heb je dit niet dan krijg je een boete opgelegd.
Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet, heb je mogelijk recht op zorgtoeslag.

Bewaar hier:

  • polissen van de zorgverzekeraar
  • overzicht van de polisvoorwaarden
  • andere berichten van je zorgverzekeraar
  • alle rekeningen die vallen onder de zorgverzekering, zoals rekeningen van de tandarts, medicijnen e.d.
  • enzovoort

Inboedelverzekering

Als er ingebroken wordt in je huis of er is brand uitgebroken, dan kan een inboedelverzekering de kosten hiervoor vergoeden.

Aan verzekeringen zijn voorwaarden verbonden. Zorg ervoor dat je, voordat je een verzekering afsluit, weet wat deze voorwaarden zijn!

Woon je binnen een woonvoorziening van Pameijer? Dan ben je automatisch verzekerd tot €15.000. Alleen als je spullen meer waard zijn is het verstandig om een eigen inboedelverzekering te nemen. Anders is dit niet nodig. 

Bewaar hier:

  • polisblad
  • polisvoorwaarden
  • enzovoorts

aansprakelijkheidsverzekering particulieren (AVP)

Als je, zonder opzet iets kapot maakt van een ander, dan kan deze verzekering de kosten hiervoor vergoeden.

Aan verzekeringen zijn voorwaarden verbonden. Zorg ervoor dat je, voordat je een verzekering afsluit, weet wat deze voorwaarden zijn!

Woon je binnen een woonvoorziening van Pameijer? Dan ben je automatisch verzekerd en hoef je niet zelf een AVP af te sluiten.

Bewaar hier:

  • polis
  • polisvoorwaarden
  • enzovoorts

Uitvaartverzekering

Met deze verzekering zorg je ervoor dat jouw nabestaanden geen hoge rekening krijgen voor jouw uitvaart.

Aan verzekeringen zijn voorwaarden verbonden. Zorg ervoor dat je, voordat je een verzekering afsluit, weet wat deze voorwaarden zijn!

Bewaar hier: 

  • polis
  • polisvoorwaarden
  • enzovoorts

 

Andere verzekeringen

Aan verzekeringen zijn voorwaarden verbonden. Zorg ervoor dat je, voordat je een verzekering afsluit, weet wat deze voorwaarden zijn!

Bewaar achter dit tabblad de laatste polissen en de polisvoorwaarden van verzekeringen die hier verder nog niet aan bod zijn gekomen.

Als je veel verzekeringen hebt, is het handig om van elke verzekering een apart tabblad te maken.

Vervoer

Bewaar hier papieren die betrekking hebben op:

  • OV abonnementen
  • framenummers van fietsen
  • APK-keuring auto
  • Motorrijtuigenbelasting
  • enzovoorts

Abonnementen en contributies

Bewaar hier:

  • betaalde rekeningen van abonnementen van tijdschriften
  • contributies aan bijvoorbeeld goede doelen of sportclubs
  • enzovoorts

Tip:
Schrijf bij je abonnement:

  • wanneer het abonnement verloopt
  • per wanneer het abonnement kan of moet worden opgezegd.

Handig:
Er zijn standaard opzegbrieven, via consuwijzer  vind je een opzet hiervoor. Ook kan je via bijvoorbeeld james4you  een brief genereren door je gegevens in te vullen, daarna rolt de opzegbrief eruit.

Bankrekeningen, spaarrekeningen en beleggingen

Bewaar hier:

  • algemene voorwaarden van de bank
  • lijstje met bankrekeningnummers, bankpasnummers, naam van de bank en het telefoonnummer van de bank
  • contracten en voorwaarden van spaarrekeningen
  • enzovoorts

Bewaar hier NIET de pincodes.

Afschriften van de bank bewaar je in aparte mapjes. In veel gevallen is dat ook digitaal.
 

Leningen

Bewaar hier:

  • contracten van leningen
  • algemene voorwaarden
  • aflossingsoverzichten
  • enzovoorts

Let op:
Een lening kun je eenvoudig afsluiten. Maak er niet te snel gebruik van. Schulden zijn makkelijk gemaakt, maar vaak erg moeilijk af te lossen.
Denk daarom heel goed na of een lening nodig is. En of je voor langere tijd de maandelijks kosten van de lening terug kan betalen
Heb je financiële problemen?
Vraag hulp of ondersteuning van de begeleiding!
 

Tip:
Heb je meerdere leningen? Dan is het handig om een nieuw tabblad te maken voor elke lening

Extra tabblad

Mis je nog een onderwerp? Voeg het zelf toe!
Zoals eerder geschreven, kun je zelf bepalen hoe jij de indeling van je administratie wil en welke onderwerpen op jou van toepassing zijn.

Budgettrainingen

Goed omgaan met je geld is moeilijk. Hoe krijg je overzicht van wat je elke maand binnen krijgt en wat je elke maand weer uitgeeft? Waar bewaar je welke papieren, wanneer kun je grote uitgaven verwachten....

Op deze website kun je al veel informatie hierover vinden. Maar er worden ook cursussen voor gegeven. Als je op de bijlage klikt, krijg je een overzicht van de cursussen buiten Pameijer. Weet je zelf nog een cursus die hier niet bij staat, laat het ons dan weten!

 

 

 

BijlageGrootte
budgettrainingen_versie_10_2017.pdf73.27 KB